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Als Sekretärin im Job durchstarten!

Obwohl im Sprachgebrauch noch üblich, existiert das Berufsbild seit mehr als 25 Jahren nicht mehr. Früher war es eine Weiterbildung, die auf eine kaufmännische Berufsausbildung aufbaute (z. B. Bürokauffrau) mit abgeschlossener Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Mit dieser Weiterbildung war sie weit mehr als eine „Tippse“ und konnte sachbearbeitende Aufgaben übernehmen. In der ehemaligen DDR war es ein anerkannter Ausbildungsberuf. Heutzutage gibt es sehr wenige Bereiche, in denen der Begriff Sekretärin vorkommt: z. B. Sekretär/-in im Gesundheitswesen oder Fremdsprachensekretärin.

Wegen des technischen Fortschritts und der Veränderungen in der Arbeitswelt sind viele Berufe weggefallen und neue entstanden. Das Aufgabengebiet der Sekretärin wurde angepasst und der Name verändert. Die heutige Berufsbezeichnung lautet Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Es ist ein dualer Ausbildungsberuf, der in drei Jahren erlernt wird und mit einer Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer endet. Während dieser Zeit arbeiten die Auszubildenden im Betrieb und besuchen parallel die Berufsschule.

Was macht eine Sekretärin oder besser gesagt, die Kauffrau für Büromanagement?

Das Aufgabengebiet ist sehr vielfältig: Sie bearbeitet die eingehende Post (sichten, sortieren und für den Chef aufbereiten), koordiniert Termine, plant Dienstreisen und Besprechungen, bestellt Waren und schreibt Rechnungen, bezahlt die Rechnungen für gelieferte Waren, holt Aufträge ein, sorgt für das Büromaterial, bearbeitet Statistiken, kümmert sich um die Korrespondenz, verfasst Briefe, koordiniert die Telefonate für den Chef, schreibt Telefonnotizen. Gelegentlich kommt es noch vor, dass ein Chef diktiert. Sie beherrscht die üblichen Microsoft-Programme.

Welche Eigenschaften sollte man für diesen Beruf mitbringen? Schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, kommunikativ, gute Umgangsformen, gepflegtes Äußeres, kaufmännisches Denken, Organisationsgeschick, Kundenfreundlichkeit, sorgfältige Arbeitsweise und in der Lage sein, mit verschiedenen Aufgaben bzw. Arbeitsgebieten umgehen zu können, Belastbarkeit.

Wie viel verdient eine Sekretärin/Kauffrau für Büromanagement?

Das kann man pauschal nicht sagen. Es kommt auf die Hierarchie an – eine Chefsekretärin oder eine Abteilungssekretärin in einem weltweiten Konzern gehören zu den Spitzenverdienern. In anderen Bereichen ist der Verdienst abhängig von der Branche, der Unternehmensgröße, dem Umsatz und der Region. Von Bundesland zu Bundesland gibt es Unterschiede. Die Löhne sind im Norden niedriger als im Süden. Ein Handwerksbetrieb oder eine kleine Rechtsanwaltskanzlei kann nun mal nicht das selbe Gehalt zahlen wie ein Welt-Konzern. Es kommt auch darauf an, ob die Firma Mitglied im Arbeitgeberverband ist – davon ist abhängig, ob nach Tarif gezahlt wird. Bekanntermaßen ist die Bezahlung im Öffentlichen Dienst nicht allzu hoch, dafür hat man einen krisensicheren Job und geregelte Arbeitszeiten. Abgesehen davon kommt es auf das Arbeitszeitmodell an: Viele Frauen arbeiten in Teilzeit oder sogar in einem Minijob-Verhältnis und verdienen dadurch entsprechend weniger.

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